Il primo strumento di difesa in caso di infortunio è la documentazione tecnica

Un aspetto da non sottovalutare, né per il fabbricante, né per l’utilizzatore

Manuale d’uso e di istruzioni, fascicolo tecnico, dichiarazione di conformità: quando progettiamo e costruiamo una macchina, quanto tempo dedichiamo alla predisposizione della documentazione tecnica?

Sappiamo che durante le fasi di ideazione e realizzazione la concentrazione è altissima. Studiamo ogni possibile criticità, effettuiamo test e verifiche in ogni fase, a volte non dormiamo la notte per risolvere un problema.

Oltre alla fase di progetto, però, va dedicata la giusta attenzione anche a un’altra fase: quella relativa alla predisposizione dei documenti che accompagneranno la macchina.

Quanto tempo viene dedicato alla stesura del manuale d’uso e di istruzioni, della dichiarazione di conformità e del fascicolo tecnico?

Premettendo che avere un ufficio tecnico in possesso delle competenze per progettare una macchina conforme è il primo passo sulla strada della sicurezza e della tutela, l’importanza di avere tutti i documenti che accompagnano la macchina in ordine, non va sottovalutata. Né per il fabbricante, né per l’utilizzatore.

La documentazione tecnica rappresenta infatti il primo strumento di difesa in caso di infortunio e nessuna delle due parti può permettersi di correre il rischio di avere a disposizione documenti non conformi.

Questo per due ragioni: da un lato non staremmo rispettando degli obblighi di legge, dall’altro ci porremmo automaticamente in una zona di pericolo.

Proviamo a percorrere insieme gli step che sia il costruttore di macchine sia l’utilizzatore non devono dimenticarsi.

Documentazione tecnica: doveri e rischi del fabbricante

Per un progettista di macchine industriali, il primo passo dovrebbe sempre essere quello di verificare le norme di settore per allineare fin da subito ogni fase della realizzazione verso la conformità.

I doveri del costruttore di macchine industriali

Premesso questo, quali sono i doveri in capo al costruttore?  

1. Valutazione dei rischi: non può mancare.
2. Valutazione della conformità (più precisamente: “Procedura di valutazione della conformità con controllo interno sulla fabbricazione della macchina di cui all’allegato VIII”): da non confondere con la valutazione dei rischi. È una fase fondamentale prima dell’immissione sul mercato.
3. Manuale istruzioni: va redatto in modo accurato, completo ed esaustivo in tutti gli aspetti. Lo abbiamo già detto, ma non ci stanchiamo di ripeterlo: è il primo strumento di difesa per il fabbricante.  Proprio per questo motivo è fondamentale che ogni manuale sia specifico per una determinata macchina e non un documento generico valido per una serie di configurazioni o, peggio ancora, una mera “fotocopia” di quello predisposto per un macchinario simile.
4. Dichiarazione di conformità CE: è necessario accertarsi della correttezza dei contenuti e della corrispondenza con direttive e norme pertinenti e aggiornate.
5. Traduzioni: consegnare i documenti richiesti dalle direttive nelle lingue prescritte.

I rischi per il fabbricante di macchine industriali

Se ad uno o più di questi aspetti non si presta la dovuta attenzione, quali sono i rischi?

• Viene rilasciata documentazione senza la consapevolezza della correttezza e robustezza del contenuto.
• Diventa difficile, in caso di necessità, riuscire a reggere una difesa.
• Il rischio di incorrere in sanzioni amministrative, civili e penali diventa molto alto.
• Se non abbiamo gli strumenti necessari per difendersi, è inevitabile che nascano spinose controversie con il cliente. 
• Cosa succede se la macchina è destinata all’estero (extra CE)? Se la macchina viene esportata senza aver seguito le corrette procedure, oltre a problematiche di fermo macchina si va incontro anche a costi elevati imprevisti per adeguamenti sia documentali che tecnici.

Essere consapevoli dei rischi che un manuale di istruzioni redatto con superficialità può comportare e renderne consapevoli i propri tecnici fa sì che fin dalle prime fasi della progettazione vengano rispettati i requisiti imposti dalla direttiva per arrivare ad avere sia la macchina che la documentazione conformi.

Questo tutela automaticamente anche l’acquirente.

Il più grande rischio per un compratore è infatti la sua stessa buona fede: acquistare un macchinario fidandosi di quello che gli viene consegnato perché non si conoscono nel dettaglio gli obblighi che devono essere rispettati.

Vediamo quindi nel dettaglio come deve comportarsi un utilizzatore di macchine.

Documentazione tecnica: doveri e rischi dell’utilizzatore

Il punto di vista da cui dobbiamo guardare questo aspetto è quello del datore di lavoro. L’utilizzatore deve infatti tutelare i propri collaboratori, che andranno operativamente a lavorare sulla macchina che lui ha acquistato. O, se pensiamo a una piccola officina, sarà lo stesso titolare a “mettere le mani” al macchinario.

Il dovere principe a cui quindi l’end-user deve rifarsi è quello previsto dall’articolo 71 del Decreto Legislativo 81/2008: “Mettere a disposizione dei lavoratori macchine e attrezzature conformi ai requisiti di sicurezza e garantire il mantenimento di tali requisiti nel tempo”.

Per meglio capire questo obbligo, suddividiamo in due aspetti.

I doveri dell’utilizzatore di macchine industriali

“Mettere a disposizione dei lavoratori macchine e attrezzature conformi ai requisiti di sicurezza”.

Cosa significa? 

1. Per prima cosa, chi acquista una macchina è tenuto ad effettuare la valutazione dei rischi per individuare eventuali non conformità palesi. Queste possono essere di due tipi: non conformità palesi fisiche-strutturali della macchina (per esempio la mancanza di un pulsante di emergenza, di un riparo, i comandi non espressi nella lingua in uso nel Paese in cui è installata la macchina…); non conformità documentali (non vi è il manuale, non ci sono i pittogrammi con i rischi residui…).
2. Va inoltre ricordato che la legge non consente di delegare la VdR (art. 17 D. Lgs. 81/2008).
3. Se vengono individuate non conformità, queste devono essere comunicate con tempestività al fabbricante.
4. Fino a che le non conformità risultino sanate, la macchina non può essere utilizzata.

“Garantire il mantenimento dei requisiti nel tempo”.

Ossia:

1. aggiornare le misure di prevenzione in relazione ai mutamenti organizzativi e produttivi che hanno rilevanza ai fini della sicurezza del lavoro, in relazione al grado di evoluzione della tecnica della prevenzione e della protezione (art. 18 D. Lgs. 81/2008).
2. Rifare periodicamente la valutazione dei rischi.

I rischi dell’utilizzatore di macchine industriali

Partendo da questi presupposti, viene immediato anche comprendere quali possano essere i rischi a cui si va incontro in caso di non rispetto degli obblighi:

1. essere passibile di sanzioni amministrative e penali perché non si sta ottemperando a un obbligo di legge.
2. Esporre i lavoratori a dei rischi evidenti. Di conseguenza, mettere a rischio lo stesso datore di lavoro.
3. Sobbarcarsi danni economici per effettuare gli adeguamenti che potrebbero essere di competenza del costruttore.
4. Minare il buon fine della pratica per l’Industria 4.0 che, tra gli altri requisiti, prevede la presentazione di documentazione conforme.

Rischi e doveri per le macchine già in uso

Un ultimo aspetto che vogliamo prendere in considerazione riguarda i macchinari che sono già in utilizzo in un’officina. Ci sono rischi e doveri da tenere presente anche per macchine già in uso?

La risposta è sì ed è contenuta sempre nell’art. 18 visto sopra: per tutte le macchine in uso è necessario prevedere VdR periodiche per eventualmente aggiornare le misure di prevenzione in relazione all’evoluzione della tecnica o a modifiche organizzative e produttive. 

Hai un dubbio o una domanda in merito alla predisposizione della documentazione tecnica? Contattaci.